Реестр документов компании внутри Битрикс24: регистрация с номером по правилам компании, статусы, сроки, файлы и права. Документы штатного генератора CRM попадают в журнал сами.

Где открыть

• Левое меню портала — пункт «Журнал документов».
• Карточка сделки, компании или контакта — вкладка «Документы»: там видны только документы, связанные с этой записью CRM.

Доступ есть у всех сотрудников, объём видимого зависит от роли. Настройки видит администратор портала и тот, кому выдана роль с правом «Управляет журналом».

Журнал: список документов

Представления переключаются вкладками над списком.

Сводка под вкладками — три плитки: «Просрочено», «Истекают за 30 дней», «Без оригинала». Плитка кликается и сразу открывает нужное представление.

Поиск работает по номеру, названию, контрагенту и ИНН. Достаточно части номера: 0004 найдёт Д-2026/0004.

Фильтр — типы, статусы, период регистрации, ответственный, наше юрлицо, переключатели «только мои», «на контроле», «просрочено исполнение», «оригинал не получен» и отдельный выбор, что делать с аннулированными: показывать, скрыть или показать только их.

Массовые действия. Слева в списке — галочки. Отметьте строки или сразу все галочкой в шапке: внизу появится панель с действиями — сменить статус, отметить оригинал, аннулировать, убрать в корзину. Действие применяется к тем документам, на которые у вас есть права, остальные пропускаются, и в ответе видно, сколько сделано и сколько пропущено. «Сменить статус» появляется, только когда выбраны документы одного типа: статусы у каждого типа свои. В «Корзине» на той же панели — «Вернуть из корзины».

Колонки настраиваются кнопкой с шестерёнкой рядом с «В Excel» и запоминаются за сотрудником: на другом компьютере и на телефоне журнал выглядит так же. В колонке «Срок» просроченная дата красная, ближайшая — жёлтая.

Номер аннулированного документа зачёркнут и остаётся в списке: это нужно, чтобы в нумерации не появилось дыр.

Регистрация документа

Обязательны только тип и название. Остальные поля зависят от типа: у договора это сумма, предмет, дата окончания и способ подписания, у входящего — отправитель и его исходящий номер, у доверенности — кому выдана и срок.

Номер приложение показывает заранее. Сам номер выдаётся в момент сохранения: если кто-то успеет зарегистрировать документ этого типа раньше, номер будет следующим. Дыр в нумерации не возникает.

• Указать номер вручную — для входящих, которые приходят со своим номером, и для переноса старого журнала.
• Только зарезервировать номер — номер занимается сразу, документ становится черновиком и живёт во вкладке «Резерв номера». Пригодится, когда номер нужен в печатной форме раньше, чем появится сам документ.

Контрагент выбирается из компаний или контактов CRM по названию или ИНН; наше юрлицо — из списка «Мои компании».

Карточка документа

Вверху — тип, название, статус и строка о происхождении: сформирован ли документ генератором CRM по шаблону, где хранится его копия на портале. Рядом ссылки на PDF и DOCX, если файл сделал генератор.

Действия: «Изменить», смена статуса, «Оригинал получен», и под многоточием — аннулирование, удаление в корзину, копирование ссылки.

Вкладки карточки:

• Реквизиты — системные поля и поля типа.
• Связи — сделки, компании, контакты, счета и смарт-процессы, к которым привязан документ.
• Оригинал — получен или нет, дата получения и где лежит бумага («Шкаф 2, папка „Поставщики 2026“»).
• Файлы — проект, подписанный скан, приложения. Лежат на Диске портала, до 25 МБ на файл; скачиваются через приложение с проверкой прав.
• История — кто, когда и что изменил.

Аннулировать или удалить

Это разные вещи, и путать их не надо.

• Аннулировать — обычный путь для ошибочного или отменённого документа. Номер остаётся в журнале, документ виден зачёркнутым, видна причина. Так требует делопроизводство: номер, однажды выданный, не переиспользуется.
• Убрать в корзину — для записей, которых в реестре быть не должно: дубль, тестовая запись. Удаляет и возвращает администратор журнала.

Отменить правку — кнопка в истории: значения вернутся к тому, что было до этой записи. Полезно, когда кто-то переписал сумму или срок по ошибке.

Сроки и напоминания

Поле-дата в типе может быть помечено как контрольная дата: срок исполнения входящего, дата окончания договора, срок действия доверенности. По таким датам приложение само напоминает.

• Пороги по умолчанию — за 30 и за 7 дней, плюс в день наступления и при просрочке. Пороги задаются в типе отдельно для каждого поля.
• Напоминание уходит в центр уведомлений Битрикс24 ответственному, контролёру и наблюдателям, со ссылкой на документ.
• Каждый порог срабатывает один раз. Если дату перенесли, отметки сбрасываются и документ напомнит о себе заново.
• Рассылка идёт раз в сутки, утром (09:05 по времени сервера).

Автопролонгация: у договора с включённой автопролонгацией срок сдвигается сам на заданное число месяцев, в истории появляется запись, ответственному приходит уведомление.

Дата окончания ближайшего договора компании записывается в её карточку в CRM в поле «Договор до». По нему работают штатные фильтры и отчёты CRM.

Документы из генератора CRM

Если в компании уже пользуются штатным генератором документов (кнопка «Документ» в карточке сделки), ничего менять не нужно: созданные документы попадают в журнал сами — с номером штатного нумератора, привязкой к сделке и компании, контрагентом и нашим юрлицом из «Реквизитов моей компании». Ссылки на PDF и DOCX видны прямо в карточке журнала.

Без явного правила тип подбирается по названию шаблона: «Договор поставки (ООО)» попадёт в тип «Договор». Документы, созданные до установки приложения, переносятся разово кнопкой «Загрузить созданные раньше» с выбором периода. Повторный запуск ничего не задваивает.

Excel: выгрузка и перенос реестра

Выгрузка. Кнопка «В Excel» над списком выгружает ровно то, что видно с текущими фильтрами и вашими правами. За раз выгружается до 20 000 строк. Готовый файл доступен только заказавшему и удаляется через сутки.

Перенос старого реестра. «Настройки → Перенос из Excel»: файл xlsx или CSV, до 10 МБ и 20 000 строк, первая строка — названия колонок.

Перед загрузкой показывается предпросмотр: сколько строк, что куда ляжет, какие строки не пройдут. Документы регистрируются как обычные — с номерами из файла, историей и правилами типа. Повторная загрузка того же файла ничего не задваивает.

Загрузка пачкой

Кнопка «Пачкой» рядом с «Зарегистрировать». Выберите тип, укажите до пятидесяти файлов — каждый станет отдельным документом: название возьмётся из имени файла, номер выдастся по правилам типа, файл ляжет на Диск портала. Это способ быстро завести в журнал бумажный архив, когда реквизитов нет, а сканы есть.

Файлы загружаются по одному, в окне видно, что прошло и на чём споткнулось. Непрошедшие повторяются кнопкой, уже загруженные при этом не задваиваются. Если нужны не сканы, а реквизиты из старого реестра — это «Настройки → Перенос из Excel».

Разбор и проверка документов

Обе возможности включаются в «Настройки → Искусственный интеллект» и работают на вашем ключе: приложение обращается к BitrixGPT через VibeAPI Битрикс24 по ключу, который вы там укажете. Тексты документов уходят в ИИ Битрикса, а не стороннему сервису, и расходуют лимиты вашей подписки BitrixGPT. Отдельной оплаты приложение не требует.

Разобрать реквизиты — пункт в карточке и галочка в загрузке пачкой. Приложение достаёт из файла дату документа, контрагента и поля типа и заполняет ими пустые поля. То, что вы ввели руками, не перебивается. Контрагент ищется в CRM по ИНН, но привязывается только при однозначном совпадении.

Проверить документ — вкладка «Проверка» в карточке. Приложение сверяет файл с тем, что записано в журнале, и показывает расхождения (сумма, срок, номер, контрагент разошлись) и то, на что стоит обратить внимание (автопролонгация, односторонний отказ, неустойка, стопроцентная предоплата, отсутствие срока).

Каждый пункт подтверждается дословной цитатой из документа: пункт, который нечем подтвердить, до карточки не доходит. Если документ правили после проверки, об этом говорится прямо — результат мог устареть.

Это подсказка, а не юридическое заключение. Модель читает текст и может ошибаться; решение принимает человек, и для того под каждым пунктом стоит цитата.

Разбираются DOCX и PDF с текстовым слоем. У скана текстового слоя нет, и приложение об этом скажет, а не промолчит.

Роботы в автоматизации CRM

В автоматизации сделок, лидов, предложений, счетов и смарт-процессов доступны три робота журнала:

• Зарегистрировать документ — заводит документ и привязывает его к текущему объекту CRM. Возвращает номер и ссылку, чтобы следующие шаги подставили их в письмо или печатную форму.
• Зарезервировать номер — выдаёт номер, не создавая документ.
• Сменить статус документа — двигает документ по статусам из сценария.

Ответственный за статус. У статуса можно закрепить сотрудника: документ, перешедший в этот статус, переходит к нему, и сотрудник получает уведомление. Так делается простое согласование без схем — «На проверку», «На подписание», «У юриста». У статуса без ответственного документ остаётся на прежнем сотруднике.

Настройки

Раздел «Настройки» открыт администратору журнала.

Типы документов

Шаблон номера собирается из токенов: {PREFIX} — префикс типа, {YYYY} и {YY} — год, {MM} — месяц, {N} или {N:4} — счётчик с ведущими нулями, {ORG} — код юрлица, {DEPT} — код подразделения. Шаблон {PREFIX}-{YYYY}/{N:4} даёт Д-2026/0001. Следующий номер показывается тут же, под полем.

Сброс счётчика — никогда, каждый год или каждый месяц. Счётчик ведётся отдельно по типу, юрлицу и периоду.

Поля типа: строка, текст, число, деньги, дата, да/нет, список, сотрудник. У поля-даты включается «контрольная дата» с порогами напоминаний; поле с галочкой «колонка в журнале» появляется в списке отдельной колонкой.

Статусы — свои у каждого типа, с цветом и смыслом («в работе», «действует / завершён», «отменён»). Первый статус получает новый документ.

Блоки карточки: контроль исполнения, бумажный оригинал, конфиденциальность.

Наши юрлица

Берутся из CRM, раздел «Мои компании». Кнопка «Обновить из CRM» подтягивает изменения. У каждого юрлица свой код для {ORG} и свой счётчик номеров.

Хранение

• Универсальный список — привычная таблица реестра. Нужен тариф с универсальными списками. Правки журнал забирает опросом раз в 5 минут: событий у списков в Битрикс24 нет.
• Смарт-процесс — стадии, канбан, роботы и права CRM. Тип документа становится воронкой, статусы — стадиями, поэтому робот CRM двигает документ по тем же статусам, что и журнал. Правки приходят событиями, без задержки. Это обычный способ настроить согласование документов.

Можно ограничить список типов, которые выгружаются на портал: например, договоры уходят в смарт-процесс на согласование, а счета остаются в журнале.

Роли и права

Роль назначается сотруднику, подразделению или всем. По каждому типу настраиваются просмотр и изменение с уровнями нет / свои / подразделение / все, а также регистрация и аннулирование. «Свои» — документы, где сотрудник ответственный, автор или наблюдатель.

Поверх ролей работает флаг «конфиденциально» у типа: такой документ видят только ответственный, автор, допущенные и администратор журнала.

На телефоне

В мобильном приложении Битрикс24 журнал открывается тем же пунктом меню. Список превращается в карточки, кнопка «Зарегистрировать» закреплена внизу, фильтр открывается шторкой снизу. Набор колонок, выбранный на компьютере, учитывается и здесь.

Чего приложение не делает

• не создаёт документы по шаблонам — это делает штатный генератор документов Битрикс24, а журнал подхватывает созданное им;
• не подписывает документы и не выпускает электронную подпись. Статусы «Подписан», «Действует» — учётные отметки журнала, юридической силы они не меняют;
• не передаёт документы контрагентам через ЭДО (Диадок, СБИС, Контур);
• не заменяет маршруты согласования с волнами и заместителями. Журнал умеет менять статус роботом, а сложное согласование настраивают на смарт-процессе;
• не хранит документы вместо Диска: файлы лежат на Диске портала, журнал ведёт реестр и права к нему.

Если что-то пошло не так

План на первую неделю: что настроить в первый день, что проверять по дням и в какой момент можно переводить работу целиком. Для компании, которая только поставила приложение.

День нулевой: администратор

Пятнадцать минут одного человека — администратора портала.

1. Открыть журнал из левого меню и пройти мастер первого запуска. Набор типов на выбор: «Продажи» — договоры, допсоглашения, спецификации, акты; «Делопроизводство» — входящие, исходящие, приказы, служебные записки; можно оба. Типы заводятся с готовой нумерацией и дальше правятся.
2. «Настройки → Наши юрлица» — проверить, что подтянулись компании из раздела CRM «Мои компании», и задать каждой код для шаблона номера.
3. «Настройки → Генератор документов» — включить автосбор, если в компании пользуются штатным генератором, и разово нажать «Загрузить созданные раньше».
4. «Настройки → Роли и права» — назначить делопроизводителя. Остальным роль «Сотрудник» выдана сразу.
5. Если документы должны жить в CRM со стадиями, канбаном и роботами: «Настройки → Хранение» → «Создать смарт-процесс „Журнал документов“». Нужен тариф со смарт-процессами.

Неделя по дням

Каждый участник проходит это на своих настоящих документах: на тестовых записях ничего не выясняется.

Что записывать

Замечания — в лист приёмки на вкладке «Проверка», там 55 пунктов по разделам. Формат короткий: что делал — что ожидал — что получилось, с номером документа. Скриншот лучше описания.

Отдельно стоит записывать то, чего не хватает именно для вашей работы: правило нумерации, поле, колонка в списке. Типы и поля настраиваются без разработчика, и большая часть таких замечаний закрывается в тех же настройках.

Правила, чтобы не наломать

• Номер выдаётся в момент сохранения и больше не меняется. Ошибочный или отменённый документ аннулируют: номер остаётся в журнале зачёркнутым, видна причина, дыр в нумерации не появляется. Так требует делопроизводство — выданный номер не переиспользуется.
• «Убрать в корзину» — только для дублей и тестовых записей. Удаляет и возвращает администратор журнала.
• Ошибочную правку откатывают в карточке: «История» → «Отменить правку».
• Нужен номер раньше самого документа — при регистрации «Только зарезервировать номер». Документ станет черновиком во вкладке «Резерв номера».
• Входящие и перенос старого реестра — переключатель «Указать номер вручную»: своего номера журнал не присвоит.
• Типы, нумерацию и роли правит администратор журнала. Шаблон номера, изменённый в середине года, сдвинет нумерацию у всех сразу.
• Файлы лежат на Диске портала, до 25 МБ на файл. Журнал ведёт реестр и права к нему, а не хранит документы вместо Диска.
• Тип с флагом «конфиденциально» виден только ответственному, автору, допущенным и администратору журнала. Обычно причина «коллега не видит документ» именно в этом.

Когда переводить работу целиком

Признаки, что неделя прошла не зря:

• номера из журнала совпадают с тем, как компания нумерует на бумаге, — или правила в типах уже поправлены под неё;
• документы генератора попадают в журнал с нужным типом без ручного вмешательства;
• каждый участник зарегистрировал несколько своих документов и ни разу не вернулся к старому файлу;
• старый реестр перенесён через «Перенос из Excel», номера и даты на месте.

Пока хоть один пункт не выполнен, старый файл держат рядом — но ведут уже в журнале. Параллельное ведение дольше недели обычно заканчивается тем, что две версии реестра расходятся и никто не знает, какая верная.

Лист приёмки: пройдите приложение целиком и отметьте, что сошлось. Проверка идёт на рабочем портале, поэтому помечайте всё созданное словом «проверка» в названии — потом такие записи уберёте в корзину.

Отметки сохраняются только в этом браузере и другим читателям не видны.

Перед началом

• Приложение открывается из левого меню портала.
• В карточке сделки есть вкладка «Документы».
• В «Настройках» видны разделы: типы, генератор, хранение, перенос из Excel, наши юрлица, роли и права.

Нумерация

• Зарегистрировать договор. Тип «Договор», название «Договор поставки (проверка)».В форме до сохранения виден будущий номер. После сохранения номер такой же.
• Второй договор подряд.Счётчик увеличился на единицу, формат номера тот же.
• Номер вручную. Тип «Входящее», включить «Указать номер вручную».Сохранился введённый номер, свой счётчик журнала не израсходован.
• Резерв номера. Тип «Договор», включить «Только зарезервировать номер».Запись во вкладке «Резерв номера», помечена черновиком; следующий договор получил номер на единицу больше.
• Сброс по периоду. В настройках типа посмотрите «Начинать нумерацию заново».Значение понятное: каждый год / каждый месяц / никогда.

Карточка документа

• Открыть карточку кликом по номеру.Видны реквизиты и вкладки «Связи», «Оригинал», «Файлы», «История».
• Изменить поле. Поменяйте сумму и сохраните.Новое значение в карточке, в истории запись с автором и временем.
• Отменить правку из истории.Сумма вернулась к прежней, в истории видно и то и другое.
• Сменить статус на «Действует».Статус поменялся в карточке и в списке, запись в истории есть.
• Оригинал. Нажмите «Оригинал получен», укажите дату и место хранения.Документ пропал из «Без оригинала», счётчик в сводке уменьшился.
• Файл. Загрузите скан во вкладке «Файлы».Файл виден, скачивается, лежит на Диске портала.
• Связь с CRM. Привяжите сделку во вкладке «Связи».В карточке сделки, на вкладке «Документы», документ виден.

Аннулирование и корзина

• Аннулировать документ с указанием причины.Номер зачёркнут, документ остался в журнале, причина видна.
• Фильтр «Только аннулированные».В списке только они.
• Убрать в корзину тестовую запись.Запись исчезла из «Все» и появилась во вкладке «Корзина».
• Вернуть из корзины.Документ вернулся с тем же номером и историей.

Журнал: поиск и фильтры

• Поиск по части номера, по названию, по контрагенту, по ИНН.Находит во всех четырёх случаях.
• Представления «Мои», «На контроле», «Истекают», «Без оригинала».Каждое показывает то, что обещает названием.
• Плитки сводки. Кликните «Истекают за 30 дней».Открылось представление, число в плитке совпало с числом строк.
• Фильтр по типу, периоду и ответственному.Список сузился, после «Сбросить» вернулся полный.
• Колонки. Добавьте одну, уберите другую.Набор сохранился после обновления страницы и виден на телефоне.
• Массовые действия. Отметьте галочками две строки.Внизу появилась панель «Выбрано: 2 документа».
• Убрать в корзину обе отмеченные записи.Сообщение «Готово: 2», записи исчезли из списка и появились во вкладке «Корзина».
• В «Корзине» отметьте их и нажмите «Вернуть из корзины».Записи вернулись в журнал.
• Отметьте документы разных типов.Кнопка «Сменить статус» пропала: статусы у каждого типа свои.
• Цвет сроков. Найдите просроченный документ.Дата красная с подписью «просрочено на N дней»; ближайшая — жёлтая.

Сроки и напоминания

• Контрольная дата. Договор с датой окончания через 7 дней.Документ в представлении «Истекают», дата подсвечена.
• Уведомление. На следующее утро проверьте центр уведомлений у ответственного.Пришло напоминание со ссылкой на документ.
• Перенос даты. Сдвиньте окончание на месяц вперёд.Документ ушёл из «Истекают», напоминание придёт заново к новой дате.
• «Договор до» в компании. Откройте контрагента в CRM.Поле заполнено ближайшей датой окончания договора.

Документы генератора

• Создать документ генератором в карточке сделки.Через несколько секунд он в журнале: номер нумератора, контрагент, юрлицо, привязка к сделке.
• Ссылки на файлы в карточке журнала.PDF и DOCX открываются.
• Правило «шаблон → тип». Назначьте шаблону другой тип и создайте документ снова.Документ попал в назначенный тип.
• Отказ от регистрации. Поставьте шаблону «Не регистрировать».В журнале документ не появился.
• Перенос старых. «Загрузить созданные раньше» за текущий год.Документы появились; повторный запуск их не задвоил.

Excel

• Выгрузка с фильтром (только договоры за год).В файле те же строки, что на экране; суммы и даты — числами и датами.
• Перенос реестра из старого файла.Колонки подобрались, предпросмотр показал число строк, документы появились с номерами из файла.
• Повторная загрузка того же файла.Ничего не задвоилось.

Роботы автоматизации

• Робот «Зарегистрировать документ» на стадии сделки.Документ создан, привязан к сделке, номер вернулся в результат робота.
• Робот «Сменить статус документа».Статус документа изменился.
• Робот «Зарезервировать номер».Номер вернулся в поле результата и подставляется в письмо или печатную форму.

Права

Понадобится второй сотрудник или второй браузер под другим пользователем.

• Роль «только свои».Сотрудник видит только документы, где он ответственный, автор или наблюдатель.
• Роль без регистрации.Кнопки «Зарегистрировать» у него нет.
• Конфиденциальный тип «Приказ по личному составу».Документ видят только ответственный, автор, допущенные и администратор журнала.

Хранение на портале

• Смарт-процесс. Хранилище — «Смарт-процесс», режим — «Дублировать».Смарт-процесс создан, у каждого типа своя воронка, у статусов — стадии.
• Новый документ.В смарт-процессе появился элемент с теми же реквизитами и ответственным.
• Правка на портале. Поменяйте стадию элемента в CRM.Статус документа в журнале изменился.
• Универсальный список. То же самое для списка.Правки доехали; из списка — опросом раз в 5 минут, не мгновенно.
• Выгрузка накопленного.Все документы доехали на портал, повторный запуск не задвоил.

Телефон

• Журнал открывается в мобильном приложении Битрикс24.
• Список читается карточками, кнопка «Зарегистрировать» доступна.
• Фильтр открывается шторкой и работает.
• Карточка документа открывается, файлы скачиваются.

Что записать по итогам

1. Сколько пунктов сошлось, сколько нет.
2. По каждому несошедшемуся: шаги, ожидаемый результат, фактический, скриншот.
3. Отдельно — что показалось неудобным, даже если работает: формулировки, порядок полей, лишние шаги. Это важнее найденных ошибок.