Приложение «Согласование в CRM» делает визу шагом автоматизации. Кнопка добавляет к этому главное — возможность запросить визу тогда, когда это нужно, а не когда сделка дошла до определённой стадии.

Почему стадия — плохой триггер для согласования

Стандартное решение выглядит логично: заводим стадию «На согласовании», вешаем на неё робота. Работает ровно до первого реального процесса.

Согласование нужно не всегда. Скидка в пределах прайса визы не требует. Значит менеджеру придётся либо двигать сделку через стадию вхолостую, либо помнить, что в этом случае стадию надо пропустить.

Согласований может быть несколько за сделку. Сначала скидка, потом счёт, потом договор. Три стадии под три визы — воронка превращается в лестницу, а отчёты по ней перестают что-либо значить.

Стадия говорит о состоянии сделки, а не о том, чего ждут от человека. Когда их путают, стадии начинают описывать внутренние процедуры вместо продвижения к продаже. Это первый шаг к воронке, которую никто не понимает.

Что делает робот «Согласование»

Он ведёт себя как ожидающий шаг: останавливает автоматизацию, приносит документ нужному человеку и ждёт решение.

Согласующий получает карточку прямо в таймлайне документа — тема, срок, кнопки «Согласовать» и «Отклонить» — и личное сообщение о том, что от него ждут решения. Решение принимается в один клик, в том числе с телефона.

Дальше результат возвращается в процесс как обычные значения робота: согласовано, отклонено или истёк срок, вместе с автором решения, временем и комментарием. Следующие роботы работают с этим по обычным условиям.

Дизайнер бизнес-процессов при этом не нужен: маршрут выбирается в карточке робота.

Пять маршрутов, которые закрывают почти всё

Один согласующий — самый частый случай: скидку утверждает руководитель отдела.

Любой из списка — решает тот, кто первым дошёл, остальным карточки закрываются автоматически.

Все из списка — нужно согласие каждого: коммерческий директор, юрист, финансовый контролёр.

По очереди — следующий получает карточку только после решения предыдущего.

Ознакомление — отказа нет, только подтверждение, что человек документ видел.

Отдельно задаётся правило на случай молчания: срок в часах и поведение при просрочке — отклонить, согласовать, передать другому или продолжать ждать.

Где здесь кнопка

Робот запускается автоматизацией. Кнопка даёт запустить его по решению менеджера, не трогая стадию сделки.

В карточку добавляется кнопка «Отправить на согласование» с действием «Запустить бизнес-процесс», а в процессе стоит согласование. Менеджер нажимает её тогда, когда виза действительно нужна: скидка вышла за рамки, счёт готов к отправке, договор собран.

Сделка при этом остаётся на своей стадии и продолжает отражать состояние продажи, а не внутреннюю процедуру.

Кнопка работает и в боковой панели чата — руководитель и менеджер обсуждают сделку в переписке, оттуда же уходит документ на визу.

Что это меняет в разборе полётов

Через полгода вопрос «кто одобрил эту скидку» упирается в переписку, которую надо ещё найти. С роботом решение с автором, временем и комментарием остаётся в журнале документа.

Отдельная деталь, которая на практике важнее, чем кажется: отказ можно потребовать с причиной. Без формулировки отклонить не получится, и причина попадает и в карточку, и в автоматизацию — следующий робот вернёт документ на доработку и напишет менеджеру, что именно исправить.

А если согласующему просто не хватает детали, он не отказывает, а задаёт вопрос инициатору прямо из карточки. Автоматизация в это время ждёт, не откатываясь назад.

Границы

Согласование не заменяет полномочия. Если в компании не определено, кто и что имеет право утверждать, робот это не решит — он лишь исполняет заданный маршрут.

Срок считается от момента запуска и в часах. Для процессов, где решение принимается неделями, это надо учитывать при настройке правила на просрочку.

Кнопка запускает процесс, а не саму визу напрямую. То есть на портале должен быть хотя бы простой процесс, в котором стоит робот согласования. Если процессов на портале нет вовсе, согласование ставится роботом на стадию — тогда кнопка не нужна, но возвращаются ограничения, описанные выше.

С чего начать

Выпишите, что у вас согласуется чаще всего и у кого. Обычно это три-четыре типа документов и два-три человека.

Дальше соберите один маршрут — скидку сверх прайса — и повесьте его на кнопку. Это самый частый случай, и по нему сразу видно, сколько времени раньше уходило на переписку.

Установить приложения из Маркета Битрикс24: Согласование в CRM · Пользовательские кнопки в карточках CRM

Подробнее о продукте — на странице Согласования.