Писарь: конструктор документов с ИИ

Руководство пользователя. Шаблон договора, счёта, акта или коммерческого предложения собирается прямо в портале: текст правится как обычный текст, поля CRM вставляются выбором из списка, а пункты, которые нужны не всегда, закрываются условиями по данным карточки. Сам документ создаёт штатный генератор документов Битрикс24.

Что делает приложение

Приложение добавляет к штатному контуру документов портала три вещи, которых в нём нет:

• визуальный редактор шаблона внутри портала — без Word и без ручного набора технических имён полей;
• условия в шаблоне — «если сумма больше ста тысяч, этот пункт, иначе другой»;
• помощь ИИ прямо в редакторе — на ключе вашего портала.

Документ по шаблону выпускается из карточки CRM. Создаёт его штатный генератор документов Битрикс24, поэтому номер, таблица товаров, сумма прописью, печать и подпись, PDF, место документа в карточке и права доступа остаются такими же, как у остальных документов портала. Отдельного архива документов приложение не заводит.

Польза считается просто: шаблон правится там, где работает отдел, в том числе юристом, который не работает с техническими именами полей; вместо пяти почти одинаковых шаблонов остаётся один, а варианты пунктов живут в условиях; договор, счёт и акт выпускаются одной кнопкой, причём состав пакета считается по данным сделки.

Для кого

• Администратор портала. Создаёт и правит шаблоны и комплекты, настраивает ИИ. Правка шаблонов доступна только ему: шаблон определяет, что уйдёт клиенту в договоре.
• Юрист или руководитель, который отвечает за формулировки. Читает и правит договор как текст, видит рамкой, какой пункт при каких данных появится, проверяет шаблон на настоящей сделке до выпуска.
• Менеджер по продажам. Из карточки сделки выпускает документ или сразу комплект. Выпускать может любой сотрудник, у которого есть доступ к карточке.

Где открыть

• Приложение в портале — список шаблонов, редактор, комплекты и настройки ИИ.
• Карточка сделки, лида, компании, контакта, предложения или счёта — экран выпуска: кнопка на панели карточки и штатная кнопка «Документы», то есть то место, куда сотрудник ходил за документами всегда.

Что где хранится

В базе приложения остаётся только служебное: доступ к порталу, настройки подключения и журнал обращений. Клиентских документов и шаблонов там нет.

Собрать шаблон с нуля

1. Откройте приложение — появится список шаблонов.
2. Нажмите «Новый шаблон».
3. Заполните название («Договор оказания услуг») и выберите, для какой карточки шаблон: сделка, лид, компания, контакт, коммерческое предложение или счёт. От этого зависит набор доступных полей.
4. Выберите нумератор портала — номер документу выдаёт он. Можно оставить «без нумератора».
5. Напишите текст. Кнопка «Поле» открывает поиск по полям портала: искать можно по названию, по группе или по коду. Выбранное поле встаёт в текст.
6. Нажмите «Сохранить».

Текст набирается в одном из двух видов редактора, переключатель «Текст / Блоки» стоит над текстом. Выбор запоминается в браузере. Оба вида правят один и тот же шаблон, переключаться между ними можно в любой момент.

Текст: наглядный редактор

Договор правится сплошным текстом, как в обычном редакторе: есть выделение, история правок, перетаскивание. В тексте живут особые элементы:

На панели редактора: жирный, курсив, подчёркнутый, выравнивание по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине, отменить и вернуть, «Пункт» (уровень нумерации), «Поле», «Условие», «Таблица», «Разрыв страницы» и кнопка ИИ, если ИИ включён.

Блоки: блочный редактор

Тот же шаблон показан списком блоков: абзац, условие, таблица, картинка, разрыв страницы. Здесь точнее правятся таблицы и свойства абзаца: выравнивание, жирный, красная строка, уровень пункта. Блоки переставляются кнопками «Выше» и «Ниже». Поле вставляется в то место абзаца, где стоит курсор; в тексте оно выглядит как {DocumentNumber}, а формат даты записывается как {Begindate|format=d.m.Y}.

Пункты договора и таблица товаров

Уровень пункта выбирается из списка: обычный абзац, пункт 1., 1.1., 1.1.1., 1.1.1.1., 1.1.1.1.1. Сами номера расставляет Word по схеме нумерации, а не вписываются в текст, поэтому вставка пункта в середину договора не заставляет перенумеровывать остальные.

Таблица товаров. В таблицу ставятся поля товарной части («Номер строки», «Наименование», «Количество», «Сумма» и другие), и портал размножает такую строку по товарам сделки сам. Итоговая сумма прописью — отдельное поле портала.

Принести готовый договор из Word

Если договор уже сверстан в Word или Р7-Офис, верстать его заново не нужно.

1. В редакторе шаблона нажмите «Загрузить из Word».
2. Перетащите файл .docx (до 10 МБ).
3. Приложение покажет, сколько вышло абзацев, таблиц и полей, предупредит о полях, которых портал не знает, и даст посмотреть первые блоки.
4. Выберите «Добавить в конец» или «Заменить шаблон». Пока вы не нажали «Сохранить», шаблон не меняется.

Из файла забираются абзацы с выравниванием, жирным, курсивом и красной строкой, уровни пунктов, таблицы с ширинами колонок, разрывы страниц, переносы строк внутри абзаца, плейсхолдеры вместе с форматом даты, а также поля печати и подписи, если они стоят в файле картинкой с именем поля.

Намеренно не забираются шрифты и кегль — их задаёт стиль приложения, — колонтитулы, обычные картинки и сноски. Жирным считается только то, что жирное целиком: выделение отдельных слов внутри абзаца из файла не переносится.

Условия: один шаблон вместо пяти

Условие — это рамка с правилом и двумя ветками: «тогда» и «иначе». В ветке лежат такие же блоки, поэтому условие можно вложить в условие.

Правило собирается как фильтр в CRM: поле, оператор, значение. Операторы: заполнено, не заполнено, равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, содержит, не содержит, начинается с, входит в список, не входит в список.

Несколько правил объединяются в группу: «выполнены все условия» или «выполнено любое условие». Группы вкладываются друг в друга. Ветка «иначе если» делается вложенным условием внутри ветки «иначе» — отдельного переключателя для неё не нужно.

Как считаются значения:

• суммы сравниваются как числа, даже если портал отдаёт их в виде «100 000.00 руб.»;
• текст сравнивается без учёта регистра и пробелов по краям;
• ноль считается заполненным значением, а не пустотой;
• для оператора «входит в список» значения перечисляются через запятую.

Падежи ФИО, формат даты, печать и подпись

Падежи. Портал отдаёт ФИО директора или контактного лица строкой и обычно заглавными буквами. Чтобы в договоре было «в лице директора Иванова Ивана Ивановича», под текстом шаблона есть раздел «Падежи для ФИО»: он сам находит в шаблоне поля, похожие на ФИО, и предлагает выбрать падеж (именительный, родительный, дательный, винительный, творительный, предложный или «как есть») и вид записи — «Фамилия Имя Отчество», «Фамилия И.О.» или «Имя Отчество Фамилия».

Одно и то же ФИО в договоре часто нужно дважды: в преамбуле в родительном падеже и в блоке подписей кратко. Кнопка «Ещё вид для подписи» заводит второе поле с собственным падежом и видом; его код вставляется в блок подписей, а значение берётся из того же реквизита портала.

Формат даты записывается прямо у поля: {Begindate|format=d.m.Y}. При вставке поля кнопкой код подставляется сам.

Печать, подпись, логотип, QR-код оплаты. Это поля-картинки портала: печать и подпись берутся из «Моей компании» вашего портала и в приложении не хранятся. В наглядном редакторе такое поле выбирается в том же списке полей и встаёт в текст отдельной рамкой. У блока настраиваются поле, размер в миллиметрах (от 10 до 120, по умолчанию 36) и положение на странице. Картинку подставит портал при выпуске документа.

Проверить шаблон на реальной карточке

Внизу редактора есть «Предпросмотр на реальном элементе»:

1. Сохраните шаблон.
2. Впишите ID элемента CRM (номер сделки, счёта и так далее).
3. Нажмите «Показать раскрой».

Приложение спросит у портала значения полей, по которым считаются условия, и покажет, какие блоки попадут в документ: абзацы с уровнями пунктов, таблицы, картинки, разрывы страниц. Ниже выводятся сами значения — видно, почему сработала та, а не другая ветка.

Документ при этом не создаётся и номер не расходуется, поэтому примерять шаблон можно сколько нужно.

Отдельно редактор сверяет поля из текста со справочником портала. Если поле написано с опечаткой или придумано, появляется предупреждение «Портал не знает эти поля»: в документе такое поле останется фигурными скобками.

Выпустить документ из карточки CRM

1. Откройте карточку сделки или другого объекта CRM.
2. Откройте «Документы» и выберите приложение.
3. На вкладке «Один документ» выберите шаблон. Предлагаются только шаблоны, собранные для этого типа карточки.
4. Посмотрите «Что попадёт в документ» — тот же раскрой, что в редакторе.
5. Нажмите «Собрать документ».

Через пару секунд появится сообщение с номером и названием документа. Сам документ встаёт в карточку рядом со штатными документами: оттуда его скачивают, берут PDF, отправляют письмом и получают публичную ссылку средствами портала. Название документа берётся из названия шаблона.

Комплект документов одной кнопкой

Комплект — это несколько шаблонов в нужном порядке, и у каждой позиции своё правило. Договор идёт всегда, счёт — при сумме выше ста тысяч, акт — когда сделка в успехе. Поэтому на одной сделке комплект даёт три документа, а на другой — один, и выбирать ничего не надо.

Как собрать комплект. В списке шаблонов нажмите «Комплекты», затем «Новый комплект». Задайте название («Закрытие продажи») и тип карточки — в комплект идут только шаблоны того же типа. Добавляйте документы кнопкой «Добавить документ», порядок меняйте кнопками «Выше» и «Ниже». Кнопка «По условию» включает правило для позиции: собирается он тем же конструктором, что и условия внутри шаблона. Без правила документ выпускается всегда. Сохраните комплект.

Как выпустить. В карточке CRM перейдите на вкладку «Комплект», выберите комплект и нажмите «Собрать комплект». До выпуска список позиций показывает пометки «войдёт» и «не войдёт», так что состав пакета виден заранее.

После выпуска каждая позиция получает свой итог:

Неудача одной позиции не отменяет остальные: если договор вышел, а счёт нет, вы получаете договор и внятную причину по счёту. Номера документы получают штатные, каждый от своего нумератора.

Собрать комплект в один PDF

Документы выпускаются порознь — так их хранит портал, так они видны в карточке и так на каждый ложится свой номер. Но клиенту обычно отправляют один файл, поэтому рядом с результатом выпуска стоит кнопка «Собрать в один PDF».

1. Выпустите комплект.
2. Нажмите «Собрать в один PDF». Портал делает PDF каждого документа фоном, поэтому файл приходится подождать несколько секунд.
3. Готовый файл кладётся на Диск портала, туда же, где шаблоны, и называется по комплекту: «Закрытие продажи.pdf». Рядом показывается размер и число документов.
4. Кнопка «Скачать» забирает файл себе. Кнопка «Ссылка для клиента» даёт постоянную ссылку на страницу просмотра файла: она открывается без авторизации, её и вставляют в письмо.

ИИ в редакторе

ИИ работает на ключе VibeAPI вашего портала: токены оплачивает подписка BitrixGPT портала, а запрос идёт через ИИ-сервис портала, минуя нас и сторонние сервисы. Без ключа приложение работает как обычно, просто без кнопок ИИ.

Как включить. В списке шаблонов (видно администратору) нажмите «Настройки ИИ». В окне: переключатель «Включить ИИ в редакторе», поле для ключа VibeAPI и поле модели. Ключ берётся в консоли VibeAPI вашего портала. Кнопка «Проверить» обращается к порталу и показывает список доступных моделей. «Сохранить» записывает настройки, «Удалить ключ» выключает ИИ вместе с ключом. Ввод ключа сам взводит переключатель, поэтому «вписал ключ, а кнопок нет» не случается. Ключ хранится зашифрованным и обратно не отдаётся — видно только то, что он задан.

Что умеет модель:

• Поправить абзац. Кнопка ИИ правит абзац, в котором стоит курсор. Команда пишется словами: «добавь пункт о неустойке 0,1% за каждый день просрочки». Пять частых команд вынесены кнопками: сделать строже и формальнее, написать проще без канцелярита, добавить банковские реквизиты исполнителя, добавить пункт об НДС, добавить срок в рабочих днях. Модель сама ставит поля портала вместо выдуманных названий и сумм.
• Разметить свой договор. Кнопка «Разметить свой договор»: вставьте текст из Word, модель разобьёт его на абзацы, расставит уровни пунктов и подставит поля портала вместо конкретных названий, ИНН и сумм. Результат добавляется в шаблон кнопкой «Добавить в шаблон».
• Проверить шаблон. Кнопка «Проверить шаблон» показывает до семи замечаний, самые важные сверху: пропущенные реквизиты сторон, сумма без прописи, срок без единиц, условие без ветки «иначе», противоречащие пункты. Каждое замечание помечено видом: пропуск, риск, формулировка.

Два правила, которые соблюдаются всегда:

1. Текст не подменяется молча. Сначала показывается, что предложила модель, и только по кнопке это попадает в шаблон.
2. Придуманные поля видны. Плейсхолдеры из ответа модели сверяются со справочником портала, и всё, чего портал не знает, выводится отдельным предупреждением — в документе такое поле осталось бы фигурными скобками.

Ограничения и права

• Шаблоны правит администратор портала. Создание, изменение, удаление шаблонов и комплектов, а также настройки ИИ и кнопки ИИ доступны только ему. Выпускать документы может любой сотрудник с доступом к карточке.
• Условия работают, когда документ выпускается через приложение. На Диске портала шаблон хранится вместе с условиями, но в генератор документов портала уезжает уже готовый вариант под конкретную карточку. Если приложение удалить, выпущенные документы и файлы шаблонов останутся, а условия, падежи и форматы работать перестанут.
• Шаблоны создаются для сделки, лида, компании, контакта, коммерческого предложения и счёта. В карточке смарт-процесса экран выпуска откроется, но подходящих шаблонов там не будет: тип смарт-процесса в редакторе шаблона пока не выбирается.
• Оформление задаётся абзацем. Выравнивание, красная строка и уровень пункта — свойства абзаца. Выделение отдельных слов жирным, курсивом и подчёркиванием доступно в наглядном редакторе.
• Поля, которых портал не знает, остаются фигурными скобками. Экран выпуска значения для таких полей не спрашивает, поэтому в шаблоне стоит оставлять только поля из справочника портала.
• Справочник полей зависит от типа карточки и собирается с вашего портала, вместе с вашими пользовательскими полями. Он кэшируется, поэтому только что добавленное поле CRM появляется в списке не мгновенно.
• Файл Word принимается до 10 МБ, формат .docx.
• PDF делает портал фоном. Сразу после выпуска PDF ещё не готов, поэтому склейка комплекта в один файл занимает несколько секунд и сделана отдельной кнопкой.
• Ссылка «Скачать» у склеенного файла живёт около часа, ссылка для клиента постоянная.
• Удаление приложения. Шаблоны, комплекты и склеенные файлы остаются на Диске портала. Если при удалении отметить очистку данных приложения, приложение забудет настройки портала, но файлы на Диске это не затронет.

Чего приложение не делает

• не подписывает документы электронной подписью и не работает с ЭДО;
• не отправляет комплект письмом одной кнопкой — письмо отправляется средствами портала из карточки;
• не считает в шаблоне: суммы, итоги и сумму прописью даёт портал своими полями;
• не циклится по связанным записям — повторяющиеся строки умеет только штатная товарная часть;
• не нумерует пункты буквами («а)», «б)») и римскими цифрами: схема одна, сквозная по документу, и посреди документа нумерация не сбрасывается;
• не делает шаблоны для смарт-процессов, не ставится роботом в автоматизацию CRM и не запускается бизнес-процессом;
• не делает оглавление и сквозную нумерацию страниц в склеенном PDF: документы идут подряд, каждый со своей нумерацией;
• не переносит из файла Word шрифты и кегль, колонтитулы, обычные картинки и сноски, а жирным при импорте становится абзац, который был жирным целиком;
• не хранит у себя печати, подписи и логотипы — они берутся из «Моей компании» портала;
• не заменяет текст в шаблоне без подтверждения человека, даже когда его предложила модель.

Если что-то пошло не так