Шаблон остался бумагой
Файл .docx ведёт себя как бланк: чтобы поменять пункт, его несут тому, кто умеет, и получают обратно новой версией. Из этого вырастают три беды разом.
Правит не тот, кто отвечает за текст
Чтобы вставить поле, надо знать его техническое имя и вписать в фигурных скобках. Поэтому юрист диктует правки администратору или подрядчику, а те возвращают файл.
Пять почти одинаковых файлов
Один шаблон — один вариант текста. Любое «если сумма больше ста тысяч» превращается в отдельный файл, и дальше варианты расходятся.
Состав пакета держат в голове
Что в этот раз: договор со счётом или ещё и акт. Ошибка видна уже после того, как документ ушёл клиенту, а номер израсходован.
Шаблон — это текст
Два вида редактора правят один шаблон: «Текст» — договор сплошным текстом, «Блоки» — тот же шаблон списком, где точнее настраиваются таблицы и свойства абзаца.
ДОГОВОР ПОСТАВКИ № Номер
г. Ярославль, Дата начала
Моя компания, именуемое Поставщик, и Компания, именуемое Покупатель, заключили договор о следующем.
1. Предмет договора
1.1. Поставщик передаёт товар, а Покупатель принимает и оплачивает его.
2.3. Покупатель вносит предоплату 50% в течение трёх рабочих дней.
Итого: Сумма прописью
ФИО, родительный печать
Готовый договор загружается
Файл .docx до 10 МБ идёт прямо в шаблон. Приложение показывает, сколько вышло абзацев, таблиц и полей, и даёт выбрать «Добавить в конец» или «Заменить шаблон»: пока вы не нажали «Сохранить», шаблон не меняется.
Пункт входит по правилу
Поменяйте данные сделки справа и посмотрите, что станет с договором. Ровно это приложение считает в момент выпуска.
Договор поставки № 17
ООО «Региональные Медиа», именуемое Поставщик, и ООО «Василёк», именуемое Покупатель, заключили договор о следующем.
1.1. Поставщик передаёт товар, а Покупатель принимает и оплачивает его.
2.1. Общая сумма договора — 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей 00 копеек.
2.2. Оплата производится в течение пяти рабочих дней с даты подписания.
2.3. Покупатель вносит предоплату 50% в течение трёх рабочих дней с даты подписания.
4.2. Передача товара оформляется актом, который подписывается сторонами в день поставки.
5. Реквизиты Покупателя
ООО «Василёк», ИНН 7611021590, КПП 761101001, р/с 40702810300000001234.
Иванов Иван Иванович, паспорт 78 04 № 123456, выдан 14 марта 2015 г.
Комплект «Закрытие продажи»
- Договорвойдёт
- Счёт на оплатуне войдёт
- Актне войдёт
В документе: пунктов по условию нет. Правила ждут, когда сумма дойдёт до 100 000 ₽, а сделка — до успеха.
- Правило как фильтр в CRMПоле, оператор, значение. Тринадцать операторов: заполнено, равно, больше, содержит, начинается с, входит в список и другие.
- Группы и вложенностьПравила объединяются в «выполнены все» или «выполнено любое», группы вкладываются друг в друга, а «иначе если» — это условие внутри ветки «иначе».
- Сравнение по-человеческиСуммы сравниваются как числа, даже если портал отдаёт «100 000.00 руб.». Текст — без учёта регистра и пробелов по краям.
Примерка не тратит номер
- Видно состав документа. Абзацы с уровнями пунктов, таблицы, картинки, разрывы страниц — до того, как документ создан.
- Видно, почему сработала ветка. Ниже выводятся значения полей, по которым условие выбрало «тогда», а не «иначе».
- Номер остаётся нетронутым. Документ не создаётся, нумератор не сдвигается — примерять можно сколько нужно.
- Опечатка в поле подсвечивается. Поля из текста сверяются со справочником портала, и неизвестные выводятся предупреждением.
От установки до первого документа
Ставится один раз на портал. Сотрудникам настраивать нечего: кнопка появляется там, куда они ходили за документами всегда.
Сначала установка от администратора портала.
Маркетплейс → Писарь → УстановитьВстройки появляются без настройки, отдельного раздела искать не нужно.
Шаблон лежит на Диске портала. Каждое сохранение — новая версия файла, поэтому прежняя редакция возвращается своими силами.
Потом первый шаблон: с нуля или из вашего файла.
Новый шаблон → Загрузить из WordШаблоны собираются для сделки, лида, компании, контакта, коммерческого предложения и счёта.
Номер, PDF и печать выдаёт портал, поэтому выпущенный документ ничем не отличается от штатного — включая права доступа.
Дальше менеджер нажимает одну кнопку в карточке.
Документ → Расширения → Документы
Три документа — один файл
Комплект — несколько шаблонов в нужном порядке, и у каждой позиции своё правило: договор идёт всегда, счёт — при сумме выше ста тысяч, акт — когда сделка в успехе. До выпуска видны пометки «войдёт» и «не войдёт», после — «выпущен», «пропущен» или «ошибка» с причиной от портала; неудача одной позиции не отменяет остальные. Номера документы получают штатные, каждый от своего нумератора, а готовый PDF ложится на Диск портала, и ссылка на него открывается у клиента без авторизации.
ИИ работаетна вашем ключе
Запрос идёт через ИИ-сервис портала: ключ VibeAPI ваш, токены оплачивает подписка BitrixGPT портала. Текст договора не уходит к нам и сторонним сервисам в обход портала. Без ключа приложение работает как обычно, просто без кнопок ИИ.
Текст не подменяется молча: сначала видно, что предложила модель, и только по кнопке это попадает в шаблон. Кнопки ИИ доступны администратору портала — они правят шаблон.
Поправить абзац
Команда пишется словами: «добавь пункт о неустойке 0,1% за каждый день просрочки». Пять частых команд вынесены кнопками — строже и формальнее, проще без канцелярита, банковские реквизиты, пункт об НДС, срок в рабочих днях.
Разметить свой договор
Вставьте текст из Word: модель разобьёт его на абзацы, расставит уровни пунктов и подставит поля портала вместо конкретных названий, ИНН и сумм. Результат добавляется в шаблон кнопкой.
Проверить шаблон
До семи замечаний, самые важные сверху: пропущенные реквизиты сторон, сумма без прописи, срок без единиц, условие без ветки «иначе». Это не аудит и не замена юридической вычитке.
На чём работает
- Типы карточек
- Сделка
- Лид
- Компания
- Контакт
- Коммерческое предложение
- Счёт
- Операторы условия
- Заполнено
- Не заполнено
- Равно
- Не равно
- Больше
- Больше или равно
- Меньше
- Меньше или равно
- Содержит
- Не содержит
- Начинается с
- Заканчивается на
- Входит в список
- Поля-картинки
- Печать
- Подпись
- Логотип
- QR-код
- Считает приложение
- Падежи ФИО
- Формат даты
- Сумма прописью
- Товарная часть
- Нумерация пунктов
Файлы остаются у вас
Шаблоны, комплекты и склеенные PDF лежат на Диске вашего портала. Удалите приложение — они останутся там, а выпущенные документы останутся в карточках.
Хранилище на Диске
Файлы живут в хранилище приложения на Диске портала, рядом с остальными документами компании.
История редакций
Каждое сохранение — новая версия файла, поэтому прежняя редакция возвращается своими силами, а удалённый шаблон лежит в корзине Диска.
У нас — только служебное
В базе приложения остаются доступ к порталу, настройки подключения и журнал обращений. Клиентских документов и шаблонов там нет.
Чего приложение не делает
Что спрашивают
Уходит ли текст договора стороннему ИИ-сервису?
Нам и сторонним сервисам в обход портала — нет. Запрос идёт через ИИ-сервис вашего портала, на вашем ключе VibeAPI и ваших лимитах BitrixGPT, а шаблоны, комплекты и склеенные файлы хранятся на Диске вашего портала.
Документ получится штатным или своим, отдельным от портала?
Штатным. Его создаёт генератор документов Битрикс24: номер даёт нумератор портала, PDF и печать тоже портальные, документ встаёт в карточку рядом с остальными, с обычными правами доступа.
Можно ли проверить шаблон, не портя нумерацию?
Да. Предпросмотр раскроя на реальном элементе CRM показывает состав документа и значения полей, но документ не создаёт и номер не расходует.
Что останется, если удалить приложение?
Шаблоны, комплекты и склеенные файлы останутся на Диске портала, выпущенные документы — в карточках. Условия, падежи и форматы считает приложение при выпуске, поэтому без него они работать перестанут.
Работает ли приложение со смарт-процессами?
Пока нет. Шаблоны создаются для сделки, лида, компании, контакта, коммерческого предложения и счёта; в карточке смарт-процесса экран выпуска откроется, но подходящих шаблонов там не будет.
Кто в компании работает с приложением?
Шаблоны, комплекты и настройки ИИ правит администратор портала. Выпускать документы может любой сотрудник с доступом к карточке — отдельных прав заводить не нужно.