Журнал документов — реестр договоров и писем¶

Приложение ведёт реестр документов компании прямо в Битрикс24: регистрация с номером по правилам компании, статусы, сроки, файлы и права. Документы штатного генератора CRM попадают в журнал сами.

Журнал открывается из левого меню портала, а в карточках сделки, компании, контакта, счёта и смарт-процесса появляется вкладка «Документы» с документами этой записи.

Журнал документов внутри Битрикс24

Шаг 1. Первый запуск¶

При первом открытии приложение предложит набор типов документов:

Продажи — договор, дополнительное соглашение, спецификация, акт, доверенность;
Делопроизводство — входящие, исходящие, приказы, служебные записки.

Можно выбрать оба набора: общие типы заводятся один раз. Типы, их поля и статусы потом правятся как угодно.

Юрлица подтягиваются сами

Наши юридические лица берутся из раздела CRM «Мои компании». У каждого свой код для шаблона номера и свой счётчик.

Шаг 2. Нумерация¶

Номер собирается из токенов в настройках типа: {PREFIX} — префикс, {YYYY} и {YY} — год, {MM} — месяц, {N} или {N:4} — счётчик с ведущими нулями, {ORG} — код юрлица, {DEPT} — код подразделения.

Например, {PREFIX}-{YYYY}/{N:4} даёт Д-2026/0001. Следующий номер показывается прямо под полем.

Типы документов и шаблоны номеров

Счётчик сбрасывается никогда, каждый год или каждый месяц и ведётся отдельно по типу, юрлицу и периоду.

Переход со старого журнала

Поле «Следующий номер будет» в настройках типа позволяет продолжить нумерацию с нужного значения — например, если переходите в середине года.

Шаг 3. Регистрация документа¶

Кнопка «Зарегистрировать» в правом верхнем углу. Обязательны только тип и название, остальные поля зависят от типа.

Два переключателя меняют поведение номера:

Указать номер вручную — для входящих со своим номером и для переноса старого журнала;
Только зарезервировать номер — номер занимается сразу, документ становится черновиком во вкладке «Резерв номера». Пригодится, когда номер нужен в печатной форме раньше самого документа.

Карточка документа

Номер не переиспользуется

Выданный номер не меняется. Ошибочный документ аннулируют: он остаётся в журнале зачёркнутым, с причиной, и дыр в нумерации не появляется. Удаление в корзину — только для дублей и тестовых записей, и доступно администратору журнала.

Шаг 4. Документы генератора CRM¶

Если в компании пользуются штатным генератором документов, ничего менять не нужно: созданные им документы попадают в журнал сами — с номером штатного нумератора, привязкой к сделке и компании, контрагентом и вашим юрлицом из реквизитов.

Настройки генератора документов

Какой тип журнала получит документ, решает правило «шаблон → тип». Без явного правила тип подбирается по названию шаблона.

Документы, созданные раньше

Кнопка «Загрузить созданные раньше» разово переносит в журнал документы, сделанные генератором до установки приложения. Повторный запуск ничего не задваивает.

Шаг 5. Сроки и напоминания¶

Поле-дата в типе помечается как контрольная дата: срок исполнения входящего, дата окончания договора, срок действия доверенности.

Пороги по умолчанию — за 30 и за 7 дней, в день наступления и при просрочке.
Напоминание уходит ответственному, контролёру и наблюдателям в центр уведомлений Битрикс24.
Каждый порог срабатывает один раз; если дату перенесли, отметки сбрасываются.
У договора с автопролонгацией срок сдвигается сам, в истории появляется запись.

Дата договора в карточке компании

Дата окончания ближайшего договора записывается в карточку компании в поле «Договор до» — по нему работают штатные фильтры и отчёты CRM.

Шаг 6. Перенос архива¶

Два разных пути, и путать их не стоит.

Реквизиты есть — «Настройки → Перенос из Excel»: файл xlsx или CSV, колонки подбираются по названиям, предпросмотр показывает, что куда ляжет и какие строки не пройдут. Повторная загрузка ничего не задваивает.

Есть только сканы — кнопка «Пачкой» рядом с «Зарегистрировать»: до пятидесяти файлов за раз, каждый становится документом с номером по правилам типа, названием берётся имя файла.

Обратно реестр выгружается кнопкой «В Excel» — ровно то, что видно с текущими фильтрами и вашими правами.

Шаг 7. Хранение на портале¶

Документы могут жить не только в приложении, но и на самом портале.

Настройки хранения

Режим	Что происходит
Только в журнале	Портал не используется
Дублировать	Журнал основной, копия уходит на портал
Хранить на портале	Хранилище портала основное: журнал пишет туда и забирает оттуда правки

Хранилище на выбор — универсальный список (привычная таблица) или смарт-процесс (стадии, канбан, роботы и права CRM). В смарт-процессе тип документа становится воронкой, а статусы — стадиями, поэтому робот CRM двигает документ по тем же статусам, что и журнал.

Требования к тарифу

Универсальные списки и смарт-процессы доступны не на всех тарифах Битрикс24. Без них журнал работает в режиме «только в приложении» — остальной функционал не меняется.

Шаг 8. Разбор и проверка документов¶

Необязательная возможность, по умолчанию выключена. Включается в «Настройки → Искусственный интеллект» и работает на вашем ключе: приложение обращается к BitrixGPT через VibeAPI Битрикс24 по ключу, который вы укажете. Тексты документов уходят в ИИ Битрикса, а не стороннему сервису, и расходуют лимиты вашей подписки BitrixGPT.

Разобрать реквизиты — приложение достаёт из файла дату документа, контрагента и поля типа и заполняет ими пустые поля. Введённое руками не перебивается. Контрагент ищется в CRM по ИНН и привязывается только при однозначном совпадении.

Проверить документ — вкладка «Проверка» в карточке. Приложение сверяет файл с тем, что записано в журнале, и показывает расхождения (сумма, срок, номер, контрагент) и то, на что стоит обратить внимание (автопролонгация, односторонний отказ, неустойка, стопроцентная предоплата, отсутствие срока).

Это подсказка, а не юридическое заключение

Каждый пункт подтверждается дословной цитатой из документа — пункт, который нечем подтвердить, до карточки не доходит. Но модель читает текст и может ошибаться: решение принимает человек, и для того под каждым пунктом стоит цитата.

Разбираются DOCX и PDF с текстовым слоем. У скана текстового слоя нет, и приложение об этом скажет.

Шаг 9. Роли и права¶

Роли и права

Роль назначается сотруднику, подразделению или всем. Права нескольких ролей складываются в пользу сотрудника.

По каждому типу настраиваются просмотр и изменение с уровнями нет / свои / подразделение / все, а также регистрация и аннулирование. «Свои» — документы, где сотрудник ответственный, автор или наблюдатель.

Конфиденциальные документы

У типа есть флаг «конфиденциально»: такой документ видят только ответственный, автор, допущенные и администратор журнала — независимо от ролей.

Роботы в автоматизации CRM¶

В автоматизации лидов, сделок, предложений, счетов и смарт-процессов доступны три робота журнала:

Зарегистрировать документ — заводит документ и привязывает его к текущему объекту CRM, возвращает номер и ссылку;
Зарезервировать номер — выдаёт номер, не создавая документ;
Сменить статус документа — двигает документ по статусам из сценария.

Компании и контакты

Роботов приложений Битрикс24 в компаниях и контактах не поддерживает — это ограничение платформы, а не приложения.

Чего приложение не делает¶

Честный список, чтобы не было завышенных ожиданий:

не создаёт документы по шаблонам — это делает штатный генератор Битрикс24, а журнал подхватывает созданное им;
не подписывает документы и не выпускает электронную подпись: статусы «Подписан», «Действует» — учётные отметки;
не передаёт документы в ЭДО (Диадок, СБИС, Контур);
не заменяет маршруты согласования с волнами и заместителями: журнал меняет статус роботом, сложное согласование настраивается на смарт-процессе;
не хранит файлы вместо Диска — они лежат на Диске портала, журнал ведёт реестр и права к нему.

Поддержка¶

Вопросы и заявки — contact@regiomedia.ru. Полное руководство пользователя с листом приёмки — на regiomedia.ru/docjournal/manual.